Kokouspyörä pyörimään

Monien hallitusten ja johtoryhmien kokouksissa asiat käsitellään tietyssä järjestyksessä. Järjestys voi olla vakiintunut tai yksinkertaisesti kokouskutsun tekijä kopioi sen edellisestä kokouksesta.

Käsittelyjärjestyksellä on merkitystä. Asialistan ensimmäiset asiat saavat helposti enemmän aikaa ja huomiota kuin listalla myöhemmät asiat. Toki puheenjohtajalla on mahdollisuus huolehtia siitä, että asiat saavat tasapuolisen tai asian tärkeyteen perustuvan kohtelun järjestyksestä riippumatta. Toisaalta joku voi ymmärtää asioiden käsittelyjärjestyksen niinkin, että alkuun on laitettu semmoiset asiat, jotka on pakko käsitellä ja loppuun sellaiset, jotka jotka voidaan siirtää seuraavaan kokoukseen.

Jotkut ovat kertoneet, kuinka heidän asiansa aina kärsi, koska se oli asialistan lopussa. Asialle oli varattu 15 minuuttia mutta käytännössä se sai viisi - jos sitäkään. Jos asia on oikeasti tärkeä, koko organisaatio kärsii hallituksen tai johtoryhmän kokouksen asialistan järjestyksestä.

Puheenjohtajat sopeuttavat usein asialistaa sen mukaan, miten kukin vastuuhenkilö ehtii kokoukseen osallistumaan. Lisäksi jotkut puheenjohtajat vaihtavat käsittelyjärjestystä ihan vaihteenkin vuoksi.

Mutta asioiden käsittelyjärjestyksen muuttamiseen on toisenlainenkin ratkaisu, jota kutsumme Yhdistysjohtamisen oppaassa kokouspyöräksi. Aloitus- ja lopetusasioita lukuunottamatta asiat laitetaan pyörälle, jota kierretään pykälä jokaisen kokouksen jälkeen. Näin asiat saavat tasapuolisen käsittelyn.

Yhdistysjohtamisen opas julkistettiin 24.9.2016. Kirjaa saa tilata lomakkeella tai CxO Shopista.